No Image

Как написать рапорт о происшествии на работе

СОДЕРЖАНИЕ
140 просмотров
10 марта 2020

Такой документ, как рапорт, относится к служебной документации. Поэтому знать, как его правильно писать, нужно практически каждому. В данной статье пойдет речь именно об этом. Что собой представляет рапорт? Существуют ли особенности составления подобных документов? Для более понятного разъяснения наши эксперты подготовили образец рапорта с пояснительными комментариями.

Что такое «рапорт»

Само слово «рапорт» имеет французские корни, в дословном переводе означает «докладывать». И действительно, такой документ является в первую очередь донесением или докладом, который предоставляется вышестоящему руководящему работнику в устном или письменном варианте. Чаще всего такие доклады используются в военном деле (например, командир принимать рапорт от военнослужащего, имеющего звание ниже).

Рапорт стоит писать, в зависимости от цели просьбы или изложения фактов:

  1. Для получения:
  • отпуска;
  • компенсации за съем жилья;
  • подъемного пособия.
  1. На подписание контракта:
  • до определенного возраста;
  • сверх установленного предельного возраста;
  • на три года, пять лет, десять лет.
  1. На увольнение по завершении контрактных условий.
  2. Для приема дел и должности.
  3. Для оплаты расходов на приобретение чего-либо.
  4. Постановке в очередь на получение жилья.
  5. Для выезда за пределы воинского гарнизона/части.

Помимо перечисленных видов рапорта, на каждом производстве существуют свои индивидуально установленные документы подобного типа. Поэтому чтобы научиться правильно писать рапорт, нужно знать его особенности, относящиеся конкретно к определенной сфере, в которой он используется (это может быть и военная сфера деятельности, и хозяйственная, и производственная, и экономическая). Так, в гражданском делопроизводстве рапорт принято называть «заявлением». Но смысл документа от этого не меняется, только название.

Учимся правильно писать рапорт

Как уже говорилось, рапорт представляет собой устное или письменное донесение о чем-либо, которое составляется по специальной форме. Что же нужно знать для того, чтобы правильно составить подобный документ? Дело в том, что устная форма не очень отличается от письменной. Но специалисты рекомендуют сначала подготовить письменный вариант документа, который позже использовать при устном докладе.

Его особенности написания заключаются в следующем:

  1. В верхнем правом углу указываются данные адресата (то есть кому рапорт подается), с указанием должности руководящего работника, Ф. И. О.
  2. Ниже записываем свои данные – от чьего имени ведется доклад (с указанием своей должности, Ф. И. О.).
  3. Посередине строчки указывается название данного документа (в нашем случае «Рапорт»).
  4. С абзаца следующей строчки начинают излагать суть самого донесения или доклада, в зависимости от темы изложения (например, это может быть просьба о предоставлении отпуска или отчет о проделанной ранее работе за отчетный период времени).
  5. Внизу текста слева с начала строки указывается дата написания этого документа – ДД/ММ/ГГ (например, 16.08.16 или 15.07.2016).
  6. Справа на этой же строке, где отмечается дата, ставится подпись докладчика.

Основные условия написания рапорта:

  • не нужно многословности и расплывчатости;
  • текст должен быть кратким и содержать самую суть доклада;
  • мысли излагаются без лирических отступлений.

Придерживаясь данных правил, вы сможете правильно писать рапорт на различные темы.

Обычно образцы оформления служебной документации находятся в кадровых органах управления, например, в отделе кадров или в бухгалтерии. Наши специалисты подготовили несколько образцов, как писать подобные документы на различную тематику.

№ 1: образец — прием дел и должности

Рапорт

Докладываю, что дела и должность начальника отдела кадров принял.

№ 2: образец на получение отпуска

Рапорт

Прошу Вас предоставить мне, Михайлову Леониду Васильевичу, отпуск основного типа за 2015 год сроком на 28 дней с 12 октября 2016 года с учетом времени на дорогу.

Отпуск собираюсь проводить (указать точное место).

Также прошу выдать ВПД на проезд к месту проведения отпуска и обратного возвращения (расчет производится на трех человек – членов моей семьи). Проезд совершается двумя видами транспортных средств: от станции Санкт-Петербург до станции Белгород – на поезде, от станции Белгород до станции Керчь – на автобусе.

Прошу о выплате денежной компенсационной суммы, рассчитанной на санаторно-курортное лечение, а также материальную помощь за прошлый 2015 год на трех человек – на меня и членов моей семьи.

  1. Жена – Михайлова Екатерина Андреевна, 1975 г. р.
  2. Сын – Михайлов Виктор Леонидович, 2002 г. р.

Исполнение обязанностей начальника отдела кадров прошу временно передать бухгалтеру Киселевой Валентине Семеновне.

10.08.16 Начальник отдела кадров /Подпись/ Михайлов.

№ 3: образец предоставление служебного жилья

Рапорт

Прошу предоставить мне, а также проживающим совместно со мной членам семьи (жене и сыну) служебное жилое помещение по месту назначения прохождения контрактной воинской службы согласно с ФЗ – закон «О статусе военнослужащих» (статья № 15, часть 1). По месту назначения прохождения контрактной службы жилого помещения для проживания не имею.

№ 4: образец по накопительно-ипотечной системе

Рапорт

Прошу Вас представить на меня, капитана Васильева Павла Геннадьевича, 1975 г. р. (паспортные данные), участника накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих с 5 января 2014 г (регистрационный номер), информацию для получения целевого займа на жилье с целью заключения в установленном законодательством порядком договора на приобретение жилья.

Читайте также:  Что нужно знать продавцу сантехники

Этим документом я подтверждаю свое согласие на истребование уполномоченным органом федерального значения из доверительного управления накоплений для обеспечения жильем, которые учтены на накопительном счете на мое имя сроком до трех месяцев с момента подписания свидетельства о праве участника накопительно-ипотечной системы по обеспечению жильем военнослужащих для получения целевого займа на покупку жилья.

С правами и обязанностями участника накопительно-ипотечной системы, установленными Федеральным законом «О накопительно-ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих» и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 мая 2008 г. № 370 «О предоставлении участникам накопительно-ипотечной системы жилищного обеспечения военнослужащих целевых жилищных займов, а также погашения целевых жилищных займов», ознакомлен.

Жилье буду приобретать в г. Воронеже.

Информацию следует передать по адресу:…

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательные основы

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Отличие от служебной записки

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Отличие от объяснительной записки

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Функции докладных записок

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Классификация докладных записок

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
    • Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
      • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
      • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.

      К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

      Читайте также:  Проверка паспорта на подлинность связной
    • Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
      • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
      • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
      • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
      • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
      • Автор докладной

        Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.

        Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

        Как грамотно составить докладную

        Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

        1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
        2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
        3. Выводы и рекомендации автора записки.

        Рекомендации к оформлению

        Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

        ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

        Оформляем внутреннюю докладную

        Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

        • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
        • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
        • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
        • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
        • короткая суть докладной;
        • содержание тремя обособленными блоками;
        • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

        Особенности оформления внешней докладной

        Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

        • сведения об организации-отправителе;
        • присвоенный документу номер;
        • город, в котором составлена докладная;
        • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

        Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

        Реакция адресата

        Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

        Конкретные образцы докладных записок

        Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

        Докладная о нарушении трудовой дисциплины

        Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

        Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

        Отдел кадров
        Генеральному директору
        ООО «Омега»
        Н.В. Грощенко

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

        О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

        Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

        В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

        Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

        Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

        Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

        Читайте также:  Можно ли подделать детализацию звонков

        Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

        Отдел метрологии
        Генеральному директору
        ООО «Росмашинстрой»
        Радковскому К.Л.

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

        О невыполнении должностных обязанностей

        Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

        В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

        Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

        Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

        Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

        Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

        Административно-хозяйственный отдел
        Генеральному директору
        ООО «Просперити»
        Гиацинтовой А.В.

        ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

        О некорректном поведении сотрудника

        Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

        Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

        Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

        Доклады, отчеты и рапорты..

        Пояснения. Тут, на днях, оформляя
        служебные документы по работе я обнаружил, что можно составить документы и
        на всю свою Жизнь..
        Попытался, представить её в докладах, в отчетах, и рапортах.
        И вот что у меня получилось в итоге..

        1. Служебный стандартный отчет по работе..

        Начальнику дежурной части
        ООО ОА «Свобода чести»
        Тов. Куролесову А. А.
        От охранника Иванова С. С.

        Докладываю, что с 9-00, 09.05. 2013 г. До 9-00 10.05.2013 г. мною были
        проведены обходы и
        визуальные наблюдения территории.
        За время моего дежурства происшествий не случилось. Документация, имущество
        поста в сохранности, согласно описи.
        Сдал смену: такой-то, допустим (Сидоров И. А.)

        Перефразируем, переработаем доклад рапорт.

        И представим его в следующем виде..

        ***
        2. Отчет о жизни..

        ***
        Начальнику
        небесной канцелярии
        господину Всевышнему
        Иисусу Христосу.
        От человека Сидорова И. А.

        Довожу до вашего сведения, что за время моего дежурства были проведены обходы
        земных дорог с 10-00, 19. 08. 1953 года (дата рождения), пока по сегодняшнее
        число 09. 05. 2013 г. За время моего пребывания на Земле происшествий не случилось. Нарушений общественного порядка, человеческих законов бытия, порочных связей, и
        порочных увлечений, а также прелюбодеяний мной не совершалось.
        Имущество (кое какое), документация (кое какая) в сохранности, согласно описи и мемуаров..
        Докладываю, дом построен, дерево посажено, детей воспитал, вырастил..
        Нареканий и особых замечаний нет. Совесть чиста..

        Смену сдал: такой –то, допустим
        (Сидоров И. А.)

        ***
        3. Отчет о брачных отношениях..

        Начальнику
        Небесной Канцелярии
        ООО ОА «Свобода
        совести и чести»
        господину Всевышнему
        Иисусу Христосу.
        От человека Сидорова И. А.

        Довожу до вашего сведения, что за время моего существования и пребывания на Земле
        был заключен гражданский брак с дамой моего сердца
        (допустим) с гражданкой Васильковой Ларисой Ивановной..
        Обязуюсь любить её по мере своих сил и возможностей, беречь и лелеять..
        Обязуюсь уважать её интересы и соблюдать с нею человеческие дружелюбные
        семейные отношения, то есть кормить её, одевать, и отдавать ей зарплату.
        Имущество и сохранность её женских достоинств
        и прелестей в целости и сохранности, согласно описи..

        Смену сдал.. : такой –то, допустим
        (Сидоров И.А.)

        А, вот следующий вариант.

        ***
        4. Отчет о любовных романах..

        Начальнику
        Небесной канцелярии
        ООО ОА «Свобода чести»
        Господину Всевышнему
        Иисусу Христосу.
        От человека Сидорова И. А.

        Довожу до вашего сведения, что за время моего
        пребывания на этом свете с такого то по такое то число, были совершены три
        попытки совместного проживания с дамами сердца..
        Докладываю, все три попытки оказались не очень удачными. Последняя, четвертая
        попытка оказалась боле — менее удачной и удовлетворительной, в плане любви и
        личного счастья..

        За годы моей многострадальной жизни были романы с женщинами.
        Итоги общения: Я разочаровался в 20-ти женщинах и девушках. Во мне разочаровались сорок одна.
        итог: 20:41 — счет не в мою пользу.. Увы. счет не очень утешительный.

        Нареканий и замечаний по поводу последней попытки пока, нет..

        С благодарностью к вам, человек такой-то, допустим (Сидоров И. А.)

        Комментировать
        140 просмотров
        Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

        Это интересно
        No Image Юридические советы
        0 комментариев
        No Image Юридические советы
        0 комментариев
        No Image Юридические советы
        0 комментариев
        Adblock detector