No Image

Что делать если трудовая книжка испорчена

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
10 марта 2020

Заявление на восстановление трудовой книжки

Ситуации, когда работнику требуется восстановить свою утраченную трудовую книжку, нередки. Перспектива длительного хождения по предыдущим местам работы и архивам может ужаснуть любого. Но так ли все сложно? Как можно восстановить трудовую книжку оптимальным способом? Разберемся, что представляет собой процедура восстановления трудовой книжки и можно ли как-то ее упростить.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

  • потеря ее самим работником;
  • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
  • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
  • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

"Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня".

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Читайте также:  Договор купли продажи мебели в рассрочку образец

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

  • ФИО заявителя;
  • интересующий период;
  • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
  • контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Такое заявление работника имеет первостепенное значение для старта оформления дубликата: им работодатель одновременно извещается об утере трудовой книжки и необходимости в 15-днев ный срок подготовить фактически новую трудовую книжку работника.

Скачать образец заявления об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Статьи по теме

Если работник кадровой службы примет от поступающего на работу сотрудника трудовую книжку с порванными страницами, то при проверке учреждение могут оштрафовать. В статье мы рассмотрим вопрос о том, какие документы с дефектами нельзя принимать кадровикам

Иногда к работникам кадрового отдела попадают поврежденные кадровые документы — трудовая книжка с порванными страницами, облитый кофе больничный, склеенное заявление об увольнении и прочее.

В этом случае кадровики должны быть очень осторожны, поскольку принятие от работника испорченных документов может быть чревато последствиями.

К примеру, при внесении записи в трудовую книжку с испорченными страницами учреждению грозит штраф в размере 50 тысяч рублей.

Что делать, если работник принес испорченную трудовую книжку

Рассмотрим ситуацию. Астафьев А.А. устраивается на работу в один из столичных музеев. В кадровый отдел он представил трудовую книжку, в которой разорвано несколько страниц. Кадровик принял данный документ и сделал в нем запись о принятии на работу.

По истечение двух месяцев в учреждении культуры проводилась плановая проверка. Трудовой инспектор указал на то, что принятие испорченной трудовой книжки является нарушением. На учреждение был наложен штраф.

Если работники кадровой службы принимают поврежденные документы, то они подвергают риску не только учреждение, но и самого работника. Так как на учреждение могут налагаться штрафные санкции, а у работника возникать определенные сложности при назначении пенсии.

Поэтому, если кадровик видит, что в трудовой отсутствуют части страниц, имеются неполные или трудночитаемые записи, то такой документ принимать не стоит.

Что касается работника, который устраивается на работу, то ему следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Его образец представлен ниже:

Случается, что получение дубликата сопровождается некоторыми сложностями, например:

  1. Бывший работодатель находится в другом регионе;
  2. Не отвечает на запрос;
  3. Отказывается выписывать дубликат.

В законодательстве нет нормативных документов, дающих четкие указания, касательно того, как поступить в данном случае. Поэтому кадровик может оформить новую трудовую, для чего поступающему на работу сотруднику требуется всего лишь написать заявление.

Читайте также:  Попали в аварию без страховки

Если страницы трудовой имеют незначительные повреждения, а записи и печати хорошо различимы, то такой документ можно вести дальше. Однако кадровик обязан предупредить работника о возможных сложностях в дальнейшем. Иногда сотрудники пенсионного фонда отказываются засчитывать периоды работы, прописанные на испорченных страницах.

Чтобы избежать подобных неприятностей, работник может заблаговременно собрать справки с мест работы, по которым могут возникнуть проблемы.

Работник принес испорченный больничный: как поступить

Больничный лист является важным документом, по которому начисляют пособие. Поэтому, если человек по каким-либо причинам испортит его, то могут возникнуть трудности с оплатой. Рассмотрим пример. Художественный руководитель дома культуры Ремезов В.Н. почти две недели отсутствовал на работе по причине болезни.

Лечение он проходил на стационаре одной из городских клиник. После выписки ему выдали больничный, который он обязан сдать по месту работы. Однако данный документ был поврежден – работник пролил на него кофе.

Что же делать кадровикам в данном случае? Как известно, первые три дня болезни оплачиваются работодателем. Если работник представит испорченный больничный лист, как котором практически невозможно различить ни текст, ни даты, ни печать медучреждения, то вряд ли ФСС согласится оплачивать расходы. А это значит, что учреждение культуры, потратившее собственные деньги, не сможет их взыскать с работника.

Оптимальным вариантом решения проблемы является получение дубликата больничного. Но о том, что причина порчи документа заключается в пролитом на него кофе, в медучреждении лучше не говорить. Если человек сам испортил документ, то клиника может отказать в выдаче дубликата.

Поэтому следует написать заявление с просьбой выдать дубликат по причине утраты оригинала. В этом случае медучреждение выдаст дубликат документа без каких-либо проблем.

Завизированное заявление об увольнении испорчено: какие действия кадровиков

Рассмотрим ситуацию. Старший хранитель музея Стоянова Ф.Г. увольняется с работы. Заявление об увольнении уже завизировано руководителем. По какой-то причине оно разорвалось по линии сгиба. Вместо того, чтобы написать новое заявление, сотрудница склеила место разрыва скотчем и принесла документ в кадровую службу. Чем рискует учреждение, если кадровик пример поврежденный документ?

Заявление об увольнении является единственным документом, выражающим волю сотрудника расторгнуть с учреждением культуры трудовые отношения. Казалось бы, повода рвать кадровый документ нет.

При возникновении каких-либо недоразумений работник может сказать, что отозвал заявление, после чего порвал. А работодатель самостоятельно склеил его и уволил работника. Такие действия будут расцениваться, как принуждение к увольнению. Суд может признать учреждение виновным.

Чтобы этого не случилось, работникам кадрового отдела следует предложить сотруднику написать новое заявление об увольнении. Кроме этого, нужно донести работнику информацию о правилах оформления данных документов.

Также можно выполнить другие действия:

  • подготовить памятку;
  • внести в Положение об отделе кадров пункт о том, что кадровый работник не должен принимать испорченные кадровые документы.

Стоит заметить, что в трудовом законодательстве нет четко разработанных требований к внешнему виду заявления. Поэтому, если документ склеен по месту разрыва, но при этом его первичная целостность не вызывает каких-либо сомнений, то формально его можно считать действительным.

Однако во избежание споров с работниками, а также замечаний со стороны трудовой инспекции испорченные документы лучше не принимать.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Паспорт соискателя разрисован карандашами: принять или отказать

Пример. В кадровый отдел театра обратился новый сотрудник Никифоров Е.М. Кадровик обратил внимание, что несколько страниц паспорта, представленного работником, разрисованы цветными карандашами. Соискатель объяснил, что документ испорчен его маленькими детьми. Как поступить кадровому работнику в данном случае?

Согласно Положению, утвержденному постановлением Правительства №828, паспорт с наличием каких-либо повреждений – рисунков, разрывов, посторонних отметок, считается недействительным. И даже если сотрудник будет принят на работу по такому паспорту, замены все равно не миновать.

Недействительность паспорта может способствовать возникновению различных неприятностей:

  • банк откажет в выдаче кредита;
  • ЗАГС не зарегистрирует брак;
  • человек не сможет продать или купить дом и так далее.

В любом случае работнику придется поменять документ. И если он это сделает после принятия на работу, то в кадровых документах останется старая информация. В случае несвоевременного уведомления о замене паспорта в дальнейшем сотруднику не миновать сложностей с госорганами. Также они могут возникнуть при решении рабочих вопросов.

Чтобы избежать тех или иных недоразумений, следует с самого начала объяснить работнику ситуацию и посоветовать заменить паспорт. Сотрудник напишет заявление в соответствующие органы, где ему будет выдано временное удостоверение личности.

Именно его реквизиты кадровики внесут в кадровые документы. А после того, как будет получен новый паспорт, сведения о нем будут внесены в личную карточку работника и трудовой договор.

Материал проверен экспертами Актион Культура

Трудовая книжка – серьезный документ, отражающий весь послужной список работника с первого места работы до настоящего. Несмотря на разговоры об отмене трудовых книжек, этот документ по-прежнему имеет юридическую силу и очень ценен в практике трудовых отношений. Поэтому утеря трудовой книжки чревата негативными последствиями в будущем трудоустройстве и при оформлении выхода на заслуженный отдых.

Обстоятельства такой утери могут быть различными:

  • кража>
  • потеря работодателем>
  • утрата работником>
  • потеря в чрезвычайных обстоятельствах (пожар, затопление, месть бывшего работодателя и др.).
  • Но каковы бы ни были причины, послужившие утере, оставлять ее без немедленного принятия мер ни в коем случае нельзя. Иначе спустя какое-то время сделать это будет уже затруднительно.

    Что делать при утере трудовой книжки?

    Существуют законные механизмы для восстановления данного документа. К ним и нужно прибегнуть.

    Обращение к работодателю

    Законодательство предписывает, что, обнаружив пропажу трудовой книжки, гражданин должен незамедлительно обратиться к нанимателю по последнему месту работы с заявлением об утрате. Причем сделать это нужно обязательно в письменной форме. Как быть, если на данный момент вы не работаете, и какое рабочее место считать последним?

    Читайте также:  Можно ли забрать заявление об угоне автомобиля

    Если вы уже успели заключить трудовой договор с работодателем по новому месту работы, то именно на его имя нужно адресовать свое заявление. Если нет, или вы на момент обнаружения утраты не имеете работы, то обратиться нужно к прежнему работодателю. Отказать вам он не имеет права, и восстановление утраченной трудовой книжки вполне реально.

    Восстановление или дубликат?

    Даже если вы приобретете бланк и всего лишь воспроизведете записи, когда-то занесенные в вашу трудовую книжку на вполне законных основаниях, это будет не совсем легально. Да и ответственности за подделку документов и их использование еще никто не отменял.

    Поэтому при потере трудовой книжки стоит знать, что восстановлению она не подлежит в любом случае. А вот выдать вам официально ее дубликат обязан любой работодатель. К тому же процедура эта вполне легальна, полученный документ можно будет смело предъявить и при трудоустройстве, и в Пенсионный фонд.

    Получение дубликата трудовой книжки

    По закону работодатель обязан в 15-дневный срок с момента подачи заявления выдать даже бывшему работнику организации дубликат трудовой книжки. При этом неважно, утрачена ли книжка совсем или существует, но в испорченном состоянии (обгоревшая, испачканная или порванная). Дубликат книжки должен включать полную информацию о трудовой деятельности и поощрениях (награждениях) работника с последнего места работы. Основанием для внесения этих записей служат оригиналы документов:

    1. приказов по личному составу>
    2. трудовых договоров>
    3. лицевых счетов или ведомостей по расчету заработной платы>
    4. сведений о стаже до регистрации в системе пенсионного страхования (документ Пенсионного фонда)>
    5. выписки из лицевого счета застрахованного лица (также из Пенсионного фонда)>
    6. уточняющих справок.

    Еще дубликат трудовой книжки должен содержать записи о предыдущей трудовой деятельности, внесенные на основании предоставленных работником документов (приказов по личному составу, трудовых договоров и др.). Сведения о поощрениях (награждениях) тоже могут быть внесены при наличии подтверждающих документов. Но если эти документы представлены не полностью, то в трудовую книжку записывается суммарный стаж работы в иных организациях (годы, месяцы, дни) без уточнения периодов работы, наименований должностей и работодателей.

    В процессе оформления дубликата трудовой книжки в зависимости от причин ее утраты действия работодателя и владельца книжки могут различаться.

    Что делать, если трудовая книжка испорчена?

    Бывает так, что трудовая книжка не потеряна, но ее внешний вид не позволяет считать ее полноценным документом. Если она обожжена, испачкана или порвана, работник также имеет право потребовать выдачи ее дубликата. В этом случае, в отличие от дублирования утраченной книжки, указания только общего стажа трудовой деятельности будет недостаточно.

    В дубликат испорченной трудовой книжки должны быть перенесены все записи, которые не повреждены и легко читаются. Для плохо читаемых записей предусматривается процедура подтверждения документами, указанными выше. Испорченная трудовая книжка не уничтожается, она – основание для внесения большинства записей в дубликат. На ее титульном листе делается запись о том, что взамен данного документа выдан дубликат, и указываются серия и номер новой трудовой книжки.

    Может возникнуть вопрос: если записи в поврежденной книжке читаются, то обязательно ли оформлять ее дубликат? Да, ведь если продолжать вносить записи в порванную или испачканную трудовую книжку, то рано или поздно придется столкнуться с неприятностями. Работнику или в приеме на работу где-нибудь откажут, или для назначения пенсии такой документ не примут.

    Что делать, если утеряна трудовая книжка работодателем?

    Потеря работодателем трудовой книжки бывает возможной по двум причинам:

    1. в результате чрезвычайных обстоятельств (пожары, стихийные бедствия, затопления)>
    2. в результате халатности сотрудников или злого умысла работодателя.

    Для первого случая правилами предусматривается создание специальной комиссии для расследования обстоятельств утраты. В нее, помимо представителей работодателя, профсоюзной организации и трудового коллектива, обязательно включается сотрудник исполнительного органа власти по месту расположения организации. Результатом работы данной комиссии будет акт, на основании которого оформляется дубликат книжки.

    Для второго случая законодательством предусмотрены штрафные санкции и административная ответственность для работодателей и должностных лиц, допустивших утрату. Если наниматель просто заявляет о потере трудовой книжки, то стоит обратиться в местную инспекцию по труду или прокуратуру, а затем возможно и обращение в суд. Но трудовую книжку вам это, скорее всего, не вернет, и придется оформлять ее дубликат в установленном порядке.

    Что делать, если бывший работодатель уже не существует?

    Случается во время оформления дубликата трудовой книжки обнаружить, что организация, в которой вы когда-то работали, уже ликвидирована. “то значит, что подтверждающие документы для внесения записей в книжку взять вам уже негде. Как быть в этом случае?

    Для начала нужно выяснить, что ваш работодатель действительно ликвидирован, а не сменил название в результате реорганизации или какого-либо еще изменения. Это могло произойти из-за его слияния с другим предприятием, вхождения в качестве подразделения в более крупную структуру или, наоборот, отделения. Если это так, то новая организация, являясь правопреемником старой, выдаст вам все необходимые документы.

    Если выяснится, что ваше предприятие все же не существует, то необходимо обратиться с запросом в архив, куда в обязательном порядке должны сдавать свои документы, в том числе и по личному составу, ликвидированные организации. Архивная справка послужит основанием для внесения нужных записей в трудовую книжку. Если необходимых сведений нет в архивном учреждении, придется обратиться в суд с заявлением о признании факта работы в данной организации, привлекая не менее двух свидетелей.

    Комментировать
    0 просмотров
    Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

    Это интересно
    No Image Юридические советы
    0 комментариев
    No Image Юридические советы
    0 комментариев
    No Image Юридические советы
    0 комментариев
    No Image Юридические советы
    0 комментариев
    Adblock detector